Impact analyse overstap Slack

Impactanalyse overstap Slack

Status: gevraagd, nog niet belegd Waar: #kring-techniek-aanspreekpunt

Wat het is

Het Slack Pro-abonnement van de Nuts workspace loopt op 16 november 2026 af. Er lopen gesprekken met Salesforce over de voorwaarden. Deze opdracht zorgt dat er een uitgewerkt alternatief klaarligt voor het geval een betaald abonnement onbetaalbaar blijkt.

Relevantie voor Nuts

Slack is het belangrijkste kanaal voor dagelijkse samenwerking en voor het bereiken van de community. De workspace heeft ruim 900 leden. Een deel daarvan is niet actief betrokken, maar wel bereikbaar omdat zij Slack ook voor ander werk gebruiken. Een overstap naar een eigen omgeving wordt naar schatting door zo'n 60 mensen actief gevolgd.

Daarnaast past een open source alternatief onder eigen beheer bij de uitgangspunten van Nuts: minder afhankelijkheid van big tech en de eigen data in eigen beheer. Het beheer van de community-tooling valt onder het mandaat van Kring Techniek, zie Community-tooling en samenwerkingsmiddelen. Omdat de keuze de hele community raakt, gaat het advies naar Kring Gezamenlijk Belang.

Voorgestelde opdracht

Kring Techniek stelt een opdracht in om de impact van een overstap van Slack in kaart te brengen en een voorstel voor een advies te doen.

Doel. Een onderbouwde keuze mogelijk maken tussen blijven op Slack, volledig overstappen naar een open source alternatief, of een hybride variant met een bridge. Het gaat om een richtingbesluit: de uitkomst is een advies dat bij de uitvoering nog bijgestuurd kan worden.

Scope. Hoofdoptie is Mattermost. Zulip wordt als volwaardig alternatief meegenomen, Matrix/Element alleen kort. De opdracht beantwoordt de volgende vragen.

1. Huidig gebruik en gap. Hoe gebruiken we Slack nu: kanalen (publiek en privaat), DM's, huddles, canvassen, lists, user groups, gastaccounts, Slack Connect, workflows, API's en integraties? Welke functies gebruiken we echt, en hoe vaak? Wat is de gap met Mattermost en Zulip?
2. Licentie. Welke editie van Mattermost past bij onze omvang, en wat zijn de beperkingen van Team Edition en Entry (gebruikerslimiet, berichtgeschiedenis, SSO)? Welke route is haalbaar om die beperkingen te voorkomen: zelf compileren vanuit de AGPLv3 broncode, de fork Mostlymatter, of de non-profit licentie van Mattermost? Hoe gezond is Mostlymatter op lange termijn, en wat betekent de richting die Mattermost inslaat voor het risico? Hoe verhoudt dit zich tot gesponsorde Zulip Cloud?
3. Hosting en beheer. Zelf hosten of uitbesteden? Wat kost dat per optie aan hosting en beheeruren per maand (updates, back-ups, security, gebruikersbeheer), en wie doet het beheer?
4. Toegankelijkheid. Hoe lastig is het voor nieuwe mensen om aan te sluiten: account aanmaken, inloggen, server-URL in de app, SSO?
5. Migratie. Wat is over te zetten: conversaties, threads, accounts, bestanden, links, canvassen, emoji, kanaalstructuur? Wat gaat verloren of moet handmatig? Welke integraties gebruiken we nu, en waarvoor is er een alternatief?
6. Adoptie. Wat verwachten we van de adoptie door minder actieve leden? Hoeveel leden vallen in die groep, en wie raken we kwijt bij een volledige overstap?
7. Hybride variant. Kunnen we een gratis Slack workspace combineren met een bridge, zodat actieve gebruikers op het nieuwe platform werken, de data bij ons staat en minder actieve leden bereikbaar blijven via Slack? Hoe betrouwbaar is de bridge en wat kost het beheer?
8. Kwaliteit van de apps. Hoe goed zijn de desktop-, browser- en mobiele apps? Voelt het af? Graag op basis van eigen gebruik.

Buiten scope vallen: de uitvoering van een migratie, de keuze voor andere tooling zoals de wiki en Google Workspace, en de onderhandeling met Salesforce.

Resultaat. Een inventarisatie per onderzoeksvraag, met per bevinding wat getest is en wat alleen uit documentatie komt, en wat nog onbekend is. Een overzicht van de opties met kosten, risico's en impact per optie. Een voorstel voor een advies.

Belegging. Uitvoering door [naam], met een inzet van 20 uur en budget uit kring Gezamenlijk Belang.

Werkwijze. De opdrachtnemer levert de analyse en een advies op 13 november op. De kring bespreekt dat in de kringvergadering van 18 november en koppelt het advies bij consent terug aan Kring Gezamenlijk Belang. Daarmee is de opdracht afgerond.

Input voor de opdracht

Wat hieronder staat is een eerste verkenning en moet door de uitvoerder worden geverifieerd.

• Slack gratis. Toont 90 dagen geschiedenis en verwijdert data ouder dan een jaar. Groepshuddles, Slack Connect, gastaccounts, user groups en workflows vervallen, canvassen worden read-only en er zijn maximaal 10 apps.
• Bridge naar Mattermost. Mattermost heeft geen eigen Slack bridge. Matterbridge is de gangbare optie: een relay die berichten, edits, threads en bestanden doorzet onder de naam van de afzender. DM's, huddles en canvassen gaan niet mee. Upstream is weinig actief; er is een community fork. De nieuwe Slack API-limieten raken interne apps niet.
• Mattermost licenties. Sinds v11 zijn de gratis edities beperkt. Team Edition (MIT) heeft een limiet van 250 gebruikers en geen SSO. Entry toont maximaal 10.000 berichten. De limieten zitten in de open source code en mogen bij zelf compileren worden aangepast. Framasoft onderhoudt daarvoor de fork Mostlymatter, die Mattermost-releases volgt maar weinig capaciteit heeft. Mattermost biedt een non-profit licentie van $250 voor 3 jaar, tot 1.000 gebruikers. Voorwaarden zijn onder meer dat de organisatie een commerciële licentie niet kan betalen en dat Mattermost haar logo mag gebruiken. De behandeling van een aanvraag kan tot zes weken duren.
• Telling van gebruikers bij Mattermost. Anders dan Slack, dat alleen actieve leden in rekening brengt, telt Mattermost elk account dat niet gedeactiveerd is, ongeacht activiteit. Bij ruim 900 leden is de limiet van 250 voor Team Edition dus direct een blokkade, en zit de non-profit licentie met 1.000 krap. Gedeactiveerde accounts tellen niet mee, maar heractiveren vraagt handwerk van een beheerder.
• Zulip. Volledig open source. Zulip Cloud Standard is gratis voor open source projecten, en Zulip kan Slack exports importeren. Het werkt met topics in plaats van losse threads.
• Matrix. Voor Matrix bestaat mautrix-slack, een bridge waarbij iedere gebruiker zelf met Slack inlogt. Daardoor minder geschikt om passieve Slack leden te bereiken.

Planning

Te besluiten

1. Geeft de kring consent op de opdracht zoals hierboven beschreven?
2. Klopt de scope, of ontbreekt er een onderwerp?
3. Is de kring akkoord met uitvoering door [naam], met de genoemde tijdsbesteding en budget?

Samenhang met andere trajecten

• Community-tooling en samenwerkingsmiddelen. Het beheer van Slack valt onder die opdracht; de keuze na deze analyse landt daar.
• Hosting van de GF-testomgeving. De hostingkeuze daar kan relevant zijn als we zelf gaan hosten.

Bronnen

Wie erbij betrokken zijn

Hoe haak je aan

Wil je meedenken, meetesten of heb je ervaring met een van de alternatieven, laat het weten in #kring-techniek-aanspreekpunt.